La ley de Parkinson

Creado: 8/5/2012 | Modificado: 7/5/2013 1221 visitas | Ver todas Añadir comentario



La ley de Parkinson.

Primera parte.


 La Ley de Parkinson

Cualquier persona, y en especial los Gestores de Proyectos, conocen la máxima "Cualquier tarea lleva más tiempo que el que se había programado". Esto es una de las pesadillas de un Gestor de Proyecto. Las planificaciones parecen imposibles de cumplir siempre.

Esta regla tiene un corolario que viene a decir que "Todo cuesta más de lo que se había presupuestado".

Yo pensé que esta regla, bien conocida de todos, no se había enunciado nunca, pero me equivocaba.

En 1958, un historiador británico llamado Cyril Northcote Parkinson, tras realizar un estudio sobre la burocracia en la marina británica y descubrió una fuerte correlación entre la habilidad de un comité en tomar una buena decisión y su tamaño. En concreto descubrió que si el comité tenía más de 20 miembros era mucho más ineficaz que otros de tamaño menor. A esto lo denominó coeficiente de ineficacia.

La ley de Parkinson ( http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_de_Parkinson ) se puede resumir en tres enunciados, que son los que popularmente se conocen:

1º. “El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
2º. “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.
3º. “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.
- Parkinson's Law, or The Pursuit of Progress, C. Northcote Parkinson, 1957.-


La existencia de esta ley se debe al funcionamiento del cerebro humano, ya que el cerebro siempre tenderá a llevarnos a hacer las tareas que resultan más agradables (revisar en internet las referencias, ordenar las carpetas de correo por temas, etc.). Pero salir del yugo de esta ley, hay que combinarla con el Principio de Pareto ( http://es.wikipedia.org/wiki/Principio_de_Pareto ), que nos indica que el 20% de las acciones resultan en el 80% de los objetivos.

Las reglas son:

1. OLVIDA la perfección. Simplifica y quedate con el 20% necesario.
2. A nivel MACRO. Al comienzo del día define las tareas imprescindibles a realizar en el día, recuerda el punto 1, y empieza con ellas. Olvida lo urgente hasta haber terminado lo importante.
3. A nivel MICRO. Para cada tarea diaria fija un plazo exigente, ya que el plazo no impacta en la calidad según el primer punto.
4. SIN Excusas. No hay excusas para ampliar un plazo dado para la ejecución de una tarea.

Aplica estas reglas de forma despiadada, simplificar y reducir siempre implica renunciar.

 



Segunda parte.


Las leyes de Parkinson en la gestión de proyectos

Las leyes fundamentales de Parkinson son:

1ª. “El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
2ª. “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.
3ª. “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.

Las leyes primera y tercera hay que tenerlas muy en cuenta en la gestión de proyectos; sobre todo cuando se asignan tareas con fechas de inicio y fin.

La ejecución de una tarea se estima en cuatro días. Pongamos el caso que podría hacerse en la mitad y que está sobre-estimada. Pues bien, si se cumple la primera ley de Parkinson, la ejecución de dicha tarea se extenderá hasta los cuatro días.

La realidad es que esta ley se cumple más a menudo de lo que un jefe de proyecto podría desear. Conozco a profesionales muy buenos y muy brillantes que me han confesado ser capaces de terminar sus tareas en mucho menos tiempo del que se les asigna para así disponer del resto para “sus temas personales”. Es decir, fingen “tener mucho trabajo” hasta el día de entrega de la tarea, cuando la realidad es que se terminó mucho antes.

¡Qué pérdida de productividad!, ¿verdad?

¿Cómo podemos luchar contra esta ley? Algunas soluciones, basadas en mi experiencia, son:

1. No dar una fecha fin de la tarea a la persona encargada de su ejecución y pedirle que la termine “cuanto antes” a un ritmo de trabajo de 8 horas diarias. Realmente, esto requiere tener mucha confianza en quien ejecuta la tarea y supone recopilar feedback de su avance para saber cuanto antes si la fecha fin va a deslizarse en el tiempo y, si es así, averiguar por qué (¿ejecución incorrecta de la tarea? ¿estaba mal estimada?)

2. Dar la fecha fin estimada e incentivar una finalización temprana y con calidad de la tarea. Sin duda me parece la mejor forma de luchar contra la primera ley de Parkinson. Permite a quien ejecuta la tarea que gestione su tiempo dentro de las fechas de inicio y fin marcadas y facilita la gestión del proyecto.


Si la tarea se finaliza antes de tiempo, es motivo de congratulación para las dos partes:
o el jefe de proyecto da saltos de alegría cuando ve cómo se termina una tarea antes de tiempo
o el colaborador se ha superado a sí mismo y, cada tarea que termina en fechas, le acerca más a la excelencia y le da los mejores argumentos para su próxima promoción (laboral y económica).

La tercera ley es la ley de la dilación o el arte de perder el tiempo. En fin, quien esté libre de ella, que tire la primera piedra.

Fuentes:
Texto: http://condosdedos.blogspot.com.es/2009_01_01_archive.html
Texto: http://rdeheras.wordpress.com/2008/06/13/las-leyes-de-parkinson-en-la-gestion-de-proyectos/



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